E-Rechnung Pflicht 2027: Wer ab 1. Januar ausstellen muss

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind laut IHK Stuttgart vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Software des Empfängers liest die Daten direkt aus.

Eine als PDF per E-Mail versandte Rechnung gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Der Grund: Ein PDF ist ein Bild des Dokuments, keine strukturierte Datei. Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geändert hat.

Welche Stichtage gelten?

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie erlauben für Umsätze in bestimmten Zeiträumen weiter Papierrechnungen oder andere elektronische Formate. Die Gesetzestext nennt zwei Stichtage, den 31. Dezember 2026 und den 31. Dezember 2027.

Die IHK Frankfurt und die IHK Stuttgart bestätigen diese Stufen. Die IHK Stuttgart verweist zusätzlich auf BMF-Schreiben der Finanzverwaltung vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 1. Januar 2027 zählt der Umsatz des Jahres 2026. Zwei Beispiele zeigen den Unterschied:

• Ein Handwerksbetrieb setzt 2026 insgesamt 920.000 Euro um. Er muss Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen.
• Ein Beratungsbüro setzt 2026 insgesamt 640.000 Euro um. Es darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, braucht aber ab 2028 ein E-Rechnungs-Format.

Bei einem Umsatz von genau 800.000 Euro ist die Grenze nicht überschritten, denn das Gesetz spricht von nicht mehr als 800.000 Euro. Das Beispiel gilt für den Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Ihre Steuerberatung klärt, welche Umsätze dazuzählen.

Welche Rechnungsarten zählen als E-Rechnung?

Nicht jede Rechnung, die elektronisch ankommt, erfüllt die Pflicht. Die Tabelle ordnet die gängigen Formen nach den Angaben der IHK ein.

Ein weiterer Weg ist der elektronische Datenaustausch (EDI). Er ist bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Nach der IHK Frankfurt darf er auch über 2028 hinaus laufen, wenn sich aus der EDI-Rechnung ein vollständiger und richtiger Meldedatensatz entnehmen lässt.

Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Die Ausnahmen nennt die IHK Stuttgart mit den Rechtsgrundlagen:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
• Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, also bestimmte steuerfreie Umsätze
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), die aber E-Rechnungen empfangen müssen

Der Empfang bleibt für alle Pflicht, auch für Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Empfang gilt ohne Übergangsregelung seit 1. Januar 2025.

Wie senden und empfangen Sie E-Rechnungen?

Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Nach der IHK Stuttgart kommen E-Mail, eine elektronische Schnittstelle oder der Download über ein Internetportal in Frage, je nach Absprache. Für den Empfang reicht als Übergangsmaßnahme zunächst ein E-Mail-Postfach. Für die Lesbarkeit kann ein Visualisierungstool nötig sein. Das Portal ELSTER bietet laut IHK eine Visualisierungsfunktion.

Fünf Schritte bilden den E-Rechnungs-Check für Ihr Unternehmen:

1. Umsatz 2026 gegen die 800.000-Euro-Grenze prüfen.
2. Rechnungsprogramm auf XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 prüfen.
3. Empfangsweg festlegen, zum Beispiel ein eigenes E-Mail-Postfach.
4. Kunden über den Formatwechsel informieren.
5. Rechnungsvorlagen und Prozesse im Team anpassen.

Ein Beispiel für den Empfang: Ein Gartenbaubetrieb mit 400.000 Euro Jahresumsatz erhält im Januar 2027 von einem großen Lieferanten eine XRechnung. Der Betrieb muss sie annehmen können, auch wenn er selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen muss. Ein E-Mail-Postfach genügt als Übergang. Zum Lesen der Datei hilft ein Visualisierungstool, etwa die Funktion im Portal ELSTER.

Was bringt die Zukunft?

Ein späteres transaktionsbezogenes Meldesystem für Rechnungen ist geplant. Es folgt EU-Regeln (ViDA). Ein Termin steht laut IHK Frankfurt nicht fest. Für 2027 bleibt es bei den genannten Stufen.

Einschätzung der Redaktion

Die E-Rechnung ist für viele kleine Betriebe kein Mehraufwand im Alltag, sondern ein Software-Thema. Ärgerlich wird sie dort, wo Rechnungen noch von Hand in Textprogrammen entstehen. Die Staffel mit 800.000 Euro verschafft kleineren Betrieben ein Jahr Luft. Nutzen Sie es für den Test, nicht für das Aufschieben, denn 2028 gilt die Pflicht für alle.

Was sollten Sie jetzt tun?

Beginnen Sie vor Dezember 2026. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, in welchem Format sie Rechnungen empfangen möchten. Eine Formatvereinbarung zwischen den Parteien ist laut IHK Stuttgart möglich, sofern die nötigen Angaben extrahierbar bleiben. Wer erst im Januar testet, riskiert fehlerhafte Rechnungen mit dem ersten Stichtag. Alle Stichtage dieser Art sammelt die Seite Fristen und Termine. Die Gesamtübersicht für Ihre Gruppe finden Sie unter Was ändert sich für Selbstständige und für das nächste Jahr unter Was ändert sich 2027.

Wie prüfen Sie, ob Sie 2027 betroffen sind?

Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Ein Unternehmen mit 750.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 darf 2027 noch Papierrechnungen oder andere Formate ausstellen, ein Unternehmen mit 900.000 Euro muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Die Schwelle liegt bei 800.000 Euro. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechnen Sie die Summe Ihrer Umsätze 2026 deshalb schon im Januar 2027 nach, bevor Sie die erste Rechnung des Jahres versenden.